Fer una foto a una factura amb el mòbil i que es guardi automàticament en el sistema; controlar la tresoreria d’un cop d’ull des del mòbil; cartes digitals que controlen reserves, comandes i pagaments; apps de delivery per a escapar de la tirania de les plataformes; aplicacions per a gestionar cues i aforaments, o per a pagar el compte en 30 segons; salari sota demanda per a fidelitzar al personal… Mai els restaurants han tingut a la seva disposició tantes solucions digitals per a gestionar i rendibilitzar el seu negoci; aquest és un repàs a algunes d’elles.
No és un secret que la pandèmia ha catapultat la digitalització de l’hostaleria, un procés que ja estava en marxa però que s’ha accelerat de manera irreversible. Com a exemple, permetin-me mostrar-los algunes de les incomptables solucions digitals per a establiments hostalers sorgides o desenvolupades en l’últim any, que dona idea del vertiginós ritme de llançaments i de com les startups s’adapten a les canviants demandes del sector.
I per canviar, canvien fins i tot els propis software TPV, que permeten gestionar de manera integral qualsevol negoci hostaler, de manera cada vegada més fàcil i ràpida. És el cas, per exemple, de Ticksy, un nou programari TPV per a hostaleria dissenyat per a facilitar la feina diària, que permet digitalitzar tots els processos de l’establiment: encàrrecs, cobraments, comandes i cartes virtuals amb QR connectades directament al TPV, a més d’implementar una línia de delivery.
Una eina molt interessant és Pendulo, un sistema de gestió de costos per a restaurants dissenyat per Pilar García, espanyola resident a Londres que treballava com controller financer de restaurants. Pendulo ajuda a mantenir els costos sota control i permet saber si el restaurant és rendible ràpidament. Ara integra la intel·ligència artificial perquè, amb una simple fotografia de mòbil, el sistema guardi i organitzi les dades de factures, albarans i rebuts. Després l’aplicació els converteix en informes d’Excel amb les àrees de despeses crítiques, com les de matèries primeres o personal:
Del control de costos també se n’ocupa una altra app, Haddock, que permet fer una foto a una factura o albarà per a digitalitzar-ho i pujar-ho de manera segura al núvol, amb el que l’hostaler té el control de costos en el palmell de la seva mà. A més de costos, també permet pujar ingressos i poder dividir-los, per exemple, segons torns. Una de les últimes funcionalitats incorporades és poder categoritzar les despeses segons matèries primeres, personal, subministraments, lloguer o altres.
Més control? No hi ha problema: Sighore ajuda a bars i restaurants a digitalitzar els seus processos d’auditoria i check list amb Audit ICS, una solució que proporciona un major control i millor gestió del negoci, creant una sèrie de registres necessaris per a un correcte servei intern i extern, i assegurant el seu compliment. Adeu al mal de cap d’utilitzar llistats de paper amb infinitat de registres i preguntes per al check list, difícils d’emplenar i sense un control de seguiment de les incidències. Amb Audit ICS totes aquestes operacions del dia a dia poden gestionar-se d’una manera fàcil i digitalitzada, aportant una fotografia real del negoci:
Et baralles amb els números? Agicap ha desenvolupat un programa intuïtiu i senzill perquè els negocis hostalers controlin la seva tresoreria i tinguin una visió precisa del flux de caixa per a prendre millors decisions, cosa especialment útil en èpoques de celebracions, quan bars i restaurants necessiten mantenir o augmentar els preus del menú, contractar més personal a cuina o sala o realitzar inversions addicionals. Tot pot dur-se a terme de manera més estratègica (i millor) amb una anàlisi prèvia del flux de caixa del negoci.
Adeu a les cues
Una bona experiència en un restaurant comença evitant les cues. Per a això sorgeixen apps molt útils com Japi, flamant guanyadora de l’última edició de Barlab Challenge Horeca, que permet fer cues o guardar torn còmodament, des del mòbil, i conèixer l’aforament, en temps real, dels establiments pròxims:
També Masqueit ha desenvolupat una solució per a reduir el temps d’espera dels clients en els restaurants, basada en la intel·ligència artificial, mentre que l’aplicació TimesApp permet controlar torns i sol·licitar cites des del mòbil, i Findyt possibilita trobar taula en temps real.
La re-evolució de les cartes digitals
El confinament va fer desaparèixer de cop i volta els tradicionals menús en paper o plàstic per a instaurar els famosos codis QR amb els quals accedir a la carta des del mòbil. Molts han arribat per a quedar-se, i les pioneres apps lectores de QR han donat lloc a eines més evolucionades com CoolMenu, una aplicació que a més de facilitar una carta digital personalitzable ofereix nombrosos serveis al restaurant, com reserves amb resposta automàtica, terminal de comanda amb connexió a TPV, i gestió de comandes i take away (sense comissions). En definitiva, ajuda a optimitzar la gestió diària dels negocis de restauració.
O com Bakarta, especialitzada en la digitalització de cartes de restaurants i que és a més l’única carta digital que dona diners per fer-la servir. A part de mantenir una versió gratuïta molt avançada de la seva carta digital dinàmica, també ofereix als hostalers el 25% dels ingressos generats per publicitat en els seus menús: la publicitat es mostra al consumidor final quan visita la carta.
Per part seva, Pikotea Software proposa als hostalers que facilitin la vida als seus clients ajudant-los a demanar des del mòbil. Amb la seva solució digital podran demanar fàcilment a través de la carta digital interactiva, i rebre les comandes que facin des de la taula d’establiment, com si fos un terminal de comanda, des de casa seva o per a recollir.
Reserves en temps real
Les reserves també es renoven i es fan més senzilles amb solucions com Flipeat, una app que permet reservar amb un simple clic des de l’aplicació mòbil, mostrant les taules lliures disponibles en temps real i eliminant els temuts ‘no shows’, un avantatge molt important per als establiments. El resultat és un sistema de reserves més eficient. “D’una banda, en mostrar disponibilitat en temps real, donem visibilitat a aquelles taules que es queden lliures per a cobrir moments vall, cancel·lacions d’últim minut i “no shows” un dels majors problemes als quals s’enfronten els restaurants”, expliquen els seus responsables.
La gestió de les comandes delivery, cada vegada més fàcil
El creixement exponencial del menjar a domicili durant la pandèmia, que ha estat la taula de salvació de molts negocis, va portar també nombroses dificultats, sobretot per als restaurants independents que volien oferir delivery: els alts costos de les apps de repartiment de tercers, la seva complexitat operativa i la pèrdua de control que suposaven, el fet de poder mantenir la relació amb els clients…
D’aquí ve que hagin sorgit interessants eines digitals com Deliverect, que facilita a restaurants i cadenes la gestió de comandes de lliurament a domicili de les diferents plataformes en el seu propi TPV, sense interacció humana i sense haver d’atendre els múltiples dispositius de les plataformes: una descàrrega de treball considerable:
Per part seva, la plataforma irlandesa de comandes on-line Flipdish permet que els establiments gestionin les comandes des de la seva pròpia web, en lloc de dependre de les plataformes de delivery, amb el que redueixen les seves comissions i tenen una relació més pròxima amb els seus clients. En realitzar una gestió pròpia de les comandes en línia el restaurant manté la seva marca a la web i en tot el procés de comanda, i ull: també té un control sobre les dades dels clients propis que generen les comandes.
També “retorna el poder” al restaurant una solució com Kitch, la plataforma de delivery d’origen lusità que li permet controlar les seves comandes en línia “i lliurar els seus plats sota les seves pròpies condicions”, expliquen. Ofereix als restaurants crear sense esforç la seva botiga on-line independent, on vendre els seus plats a domicili i per emportar; gestionar totes les seves comandes digitals en un únic dispositiu, i fins i tot decidir on s’entreguen els seus menjars a la ciutat.
Més solucions? ReadyMe és un sistema de comandes on-line que permet centralitzar la carta, les comandes take-away i de delivery, així com les que es fan per a consumir en el mateix local, a través d’una app mòbil, reduint els temps d’espera i augmentant el valor del tiquet. Proposa l’autocomanda, que porta un pas més enllà al comensal. “Si ja s’ha acostumat a escanejar amb el seu telèfon intel·ligent un codi QR per a veure una carta, per què no oferir-li també la possibilitat de fer la seva comanda directament des de la taula?”, explica Salvador Alcaraz, cofundador de l’eina.
Banzzu és un programari que permet als restaurants disposar d’una web i app personalitzades amb nombroses solucions per a fidelitzar als seus clients, com un sistema de delivery propi per a evitar pagar comissions a tercers. I Quicktendr és la plataforma que gestiona i unifica tots els canals de venda dels establiments de restauració: comandes en taula, take away i delivery. Agilita la presa de comandes i el pagament, redueix els temps d’espera, elimina errors, permet major eficiència i, en definitiva, incrementa la facturació dels establiments hostalers.
La revolució dels pagaments
Un dels reptes actuals de l’hostaleria resideix a garantir unes transaccions més ràpides i segures, que millorin l’experiència dels seus clients en el moment del pagament i que els permeti als professionals optimitzar costos, gestions i temps.
A això responen solucions com Sunday, un nou servei de pagament que permet als clients pagar el seu compte en menys de 30 segons utilitzant un codi QR. “Creiem que el fet de poder pagar el teu compte en 30 segons, deixar comentaris i donar més propina és una millor experiència gastronòmica. Per al client és genial, i per al restaurador és útil i rendible”, explica Christine de Wendel, cofundadora de Sunday. Per la seva part els restaurants estan encantats: els clients no esperen el compte; millora la rotació de les taules i donen una imatge moderna. El funcionament de l’app és, a més, fàcil, ràpid i molt intuïtiu:
Molt interessants són els nous sistemes de pagament integrats, com els que proposa UniversalPay. Permeten als establiments que l’import a pagar s’enviï de manera automàtica des del software de caixa al terminal de pagament. El resultat? Menys errors per imputació manual i quadre de caixa garantit. Aquesta empresa ha desenvolupat el Cobrament en Taula Integrat (CTI), que “allibera” el programari de venda en el procés de pagament, podent efectuar-se pagaments fraccionats, cobrar a diversos comensals al mateix temps i acceptar diferents mètodes de pagament.
Atenció també a passarel·les de pagament com Paytef, que permet la interconnexió d’un senzill interface amb l’aplicació de gestió del TPV. En el propi TPV es configura una opció dins de l’aplicació per a efectuar els cobraments amb targeta, sense necessitat d’usar altres dispositius. I un plus: Paytef és compatible amb qualsevol programari de gestió del mercat.
Les cuines també es digitalitzen
La tecnologia digital arriba a tots els aspectes del negoci hostaler, fins i tot a les cuines. Després de ser adquirida per Mapal OS fa uns mesos, la solució de gestió de cuines Easilys és ara el mòdul Easilys F&B F&B by Mapal, que es dedica a la gestió integral de cuines, tant col·lectives com de restauració comercial, de manera que tota la producció està centralitzada. L’eina, completíssima, integra les compres i l’inventari d’estocs, la creació de menús, l’anàlisi de marges i costos d’aliments, el control d’al·lergògens, la reducció de residus i desaprofitaments… A més, també s’ocupa de la relació amb proveïdors i la “mise en place” de determinats productes.
Label Food ha desenvolupat una solució d’identificació i etiquetatge d’última generació per a l’hostaleria. Això requeria tauletes i impressores ràpides i fiables, que poguessin treballar en les dures condicions de les cuines. L’escollida? La solució d’impressió d’etiquetes independent dues en un XQ-840 de Bixolon, que inclou una tauleta Android de 8 polzades incorporada en una impressora d’etiquetes de sobretaula d’impressió tèrmica directa de 118 mm (4 polzades). I el resultat és SmartFood Lite, una solució de software intuïtiva, dinàmica i capaç d’automatitzar les activitats d’etiquetatge per a caducitat secundària i aliments preparats, i de facilitar informació. En resum, digitalitza la cuina, brindant accés als sistemes interns per a garantir la seguretat alimentària i millorar l’eficiència operativa.
Molt interessant és també No Problem Cooking, de la valenciana Orca Business: un programari – ERP especialitzat en la gestió, càlcul i control de tot el procés d’elaboració alimentària, dirigit específicament a empreses de restauració col·lectiva , càtering i hostaleria. Gestiona l’elaboració de plats, receptes i menús saludables, amb un control exhaustiu d’al·lergògens, micro i macronutrients, a més de la calendarització de menús; la previsió de comandes a proveïdors; el procés d’elaboració i preparat de plats i menús per al seu enviament, i la facturació, tant de venda com de compres. Un control integral de processos que es tradueix en un important estalvi de costos.
I alguna cosa nova per a la gestió de proveïdors? Katoo pretén simplificar i facilitar la relació entre restaurants i proveïdors. A través d’una aplicació de comandes simple, aquesta solució permet als xefs i gerents de restaurants realitzar les seves comandes de manera ràpida, fàcil i immediata per correu electrònic o WhatsApp. Així s’agiliten la relació entre tots dos, reduint els errors i augmentant l’eficiència.
Gestió de personal, l’assignatura pendent
En un moment tan complex com l’actual, captar i retenir personal és el gran repte de molts establiments hostalers. A això contribueixen solucions com el mòdul Flow Learning de Mapal, que està pensat per a millorar la formació i desenvolupament professional dels equips en l’hostaleria. Ofereix diferents eines per a animar als empleats a millorar les seves habilitats, i posa a la seva disposició fins més de 50 mòduls de formació, una eina de creació de contingut, seguiment del desenvolupament d’habilitats i cursos d’aprenentatge.
I el benestar financer? Ull al salari sota demanda, que comença a estendre’s en restauració. L’app de Payflow, que permet als empleats cobrar quan vulguin la fracció del seu salari que ja han treballat a l’instant i mitjançant una aplicació mòbil, ajuda a reduir la rotació del personal en restaurants i bars en un 20%, una cosa clau quan l’escassetat de personal és un dels grans problemes del sector. És fàcil d’utilitzar i molt còmoda, sobretot per als empleats més joves, en garantir l’ingrés en compte immediat.
Per a l’establiment també és clau situar a l’empleat correcte en el moment adequat, segons la demanda. Aquest és el valor diferencial d’Orquest un software de planificació i gestió del personal que ha guanyat el Premi EmprendedorXXI de CaixaBank, i que permet a restaurants i hotels tenir sempre la cobertura de personal necessària. A més, els empleats podran disposar de l’horari de treball que millor encaix amb les seves necessitats i amb la suficient antelació per a conciliar més fàcilment la vida laboral amb la familiar. La seva nova funcionalitat Sections, perfecta per a restaurants i establiments de menjar ràpid, permet generar planificacions de tasques i horaris encara més eficients i amb fins a un 90% menys temps de planificació. La cosa és que es beneficiïn empresa i empleats: no sona malament, veritat?
Marta Renovales, redactora en cap de (Profesionalhoreca.com)