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Digitalización hostelera: la gestión integral del negocio, en la palma de la mano

Sacar una foto a una factura con el móvil y que se guarde automáticamente en el sistema; controlar la tesorería de un vistazo desde el móvil; cartas digitales que controlan reservas, pedidos y pagos; apps de delivery para escapar de la tiranía de las plataformas; aplicaciones para gestionar colas y aforos, o para pagar la cuenta en 30 segundos; salario bajo demanda para fidelizar al personal… Nunca los restaurantes han tenido a su disposición tantas soluciones digitales para gestionar y rentabilizar su negocio; este es un repaso a algunas de ellas.

No es un secreto que la pandemia ha catapultado la digitalización de la hostelería, un proceso que ya estaba en marcha pero que se ha acelerado de manera irreversible. A modo de ejemplo, permítanme mostrarles algunas de las incontables soluciones digitales para establecimientos hosteleros surgidas o desarrolladas en el último año, que da idea del vertiginoso ritmo de lanzamientos y de cómo las startups se adaptan a las cambiantes demandas del sector.

Y por cambiar, cambian hasta los propios software TPV, que permiten gestionar de manera integral cualquier negocio hostelero, de manera cada vez más fácil y rápida. Es el caso, por ejemplo, de Ticksy, un nuevo software TPV para hostelería diseñado para facilitar el trabajo diario, que permite digitalizar todos los procesos del establecimiento: pedidos, cobros, comandas y cartas virtuales con QR conectadas directamente al TPV, además de implementar una línea de delivery.

Una herramienta muy interesante es Pendulo, un sistema de gestión de costes para restaurantes diseñado por Pilar García, española residente en Londres que trabajaba como controller financiero de restaurantes. Pendulo ayuda a mantener los costes bajo control y permite saber si el restaurante es rentable de un vistazo.Ahora integra la inteligencia artificial para que, con una simple fotografía de móvil, el sistema guarde y organize los datos de facturas, albaranes y recibos. Después la aplicación los convierte en informes en Excel con las áreas de gastos críticas, como las de materias primas o personal:

También del control de costes se ocupa otra app, Haddock, que permite sacar una foto a una factura o albarán para digitalizarlo y subirlo de forma segura a la nube, con lo que el hostelero tiene el control de costes en la palma de su mano. Además de costes, también permite subir ingresos y poder dividirlos, por ejemplo, según turnos. Una de las últimas funcionalidades incorporadas es poder categorizar los gastos según materias primas, personal, suministros, alquiler u otros.

¿Más control? No hay problema: Sighore ayuda a bares y restaurantes a digitalizar sus procesos de auditoria y check list con Audit ICS, una solución que proporciona un mayor control y mejor gestión del negocio, creando una serie de registros necesarios para un correcto servicio interno y externo, y asegurando su cumplimiento. Adiós al engorro de utilizar listados de papel con infinidad de registros y preguntas para el check list, difíciles de rellenar y sin un control de seguimiento de las incidencias. Con Audit ICS todas estas operaciones del día a día pueden gestionarse de una manera fácil y digitalizada, aportando una foto real del negocio:

¿Peleas con los números? Agicap ha desarrollado un programa intuitivo y sencillo para que los negocios hosteleros controlen su tesorería y tengan una visión precisa del flujo de caja para tomar mejores decisiones, algo especialmente útil en épocas de celebraciones, cuando bares y restaurantes necesitan mantener o aumentar los precios del menú, contratar más personal en cocina o sala o realizar inversiones adicionales. Todo puede llevarse a cabo de manera más estratégica (y mejor) con un análisis previo del flujo de caja del negocio.

Adiós a las colas

Una buena experiencia en un restaurante comienza evitando las colas. Para ello surgen útiles apps como Japi, flamante ganadora de la última edición de Barlab Challenge Horeca, que permite hacer colas o guardar turno cómodamente, desde el móvil, y conocer el aforo, en tiempo real, de los establecimientos cercanos:

También Masqueit ha desarrollado una solución para reducir el tiempo de espera de los clientes en los restaurantes, basada en la inteligencia artificial, mientras que la aplicación TimesApp permite controlar turnos y solicitar citas desde el móvil, y Findyt posibilita encontrar mesa en tiempo real.

La re-evolución de las cartas digitales

El confinamiento hizo desaparecer de un plumazo los tradicionales menús en papel o plástico para instaurar los famosos códigosQR con los que acceder a la carta desde el móvil. Muchos han llegado para quedarse, y las pioneras apps lectoras de QR han dado lugar a herramientas más evolucionadas como CoolMenu, una aplicación que además de facilitar una carta digital personalizable ofrece numerosos servicios al restaurante, como reservas con respuesta automática, comandero con conexión a TPV, y gestión de pedidos y take away (sin comisiones). En definitiva, ayuda a optimizar la gestión diaria de los negocios de restauración.

O como Bakarta, especializada en la digitalización de cartas de restaurantes y que es además la única carta digital que da dinero por usarla. Aparte de mantener una versión gratuita muy avanzada de su carta digital dinámica, también ofrece a los hosteleros el 25% de los ingresos generados por publicidad en sus menús: la publicidad se muestra al consumidor final cuando visita la carta.

Por su parte, Pikotea Software propone a los hosteleros que faciliten la vida a sus clientes ayudándoles a pedir desde el móvil. Con su solución digital podrán pedir fácilmente a través de la carta digital interactiva, y recibir los pedidos que hagan desde la mesa de establecimiento, como su fuera un comandero, desde su casa o para recoger.

Reservas en tiempo real

Las reservas también se renuevan y se hacen más sencillas con soluciones como Flipeat, una app que permite reservar con un simple clic desde la aplicación móvil, mostrando las mesas libres disponibles en tiempo real y eliminando los temidos ‘no shows’, una ventaja muy importante para los establecimientos. El resultado es un sistema de reservas más eficiente. “Por un lado, al mostrar disponibilidad en tiempo real, damos visibilidad a aquellas mesas que se quedan libres para cubrir momentos valle, cancelaciones de ultimo minuto y “no shows” uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los restaurantes”, explican sus responsables.

La gestión de los pedidos delivery, cada vez más fácil

El crecimiento exponencial de la comida a domicilio durante la pandemia, que ha sido la tabla de salvación de muchos negocios, trajo también numerosas dificultades, sobre todo para los restaurantes independientes que querían ofrecer delivery: los altos costes de las apps de reparto de terceros, su complejidad operativa y la pérdida de control que suponían, el poder mantener la relación con los clientes…

De ahí que hayan surgido interesantes herramientas digitales como Deliverect, que facilita a restaurantes y cadenas la gestión de pedidos de entrega a domicilio de las distintas plataformas en su propio TPV, sin interacción humana y sin tener que atender a los múltiples dispositivos de las plataformas: una descarga de trabajo considerable:

Por su parte, la plataforma irlandesa de pedidos on-line Flipdish permite que los establecimientos gestionen los pedidos desde su propia web, en lugar de depender de las plataformas de delivery, con lo que reducen sus comisiones y tienen una relación más cercana con sus clientes. Al realizar una gestión propia de los pedidos on-line el restaurante mantiene su marca en la web y en todo el proceso de pedido, y ojo: también tiene un control sobre los datos de los clientes propios que generan los pedidos.

También “devuelve el poder” al restaurante una solución como Kitch, la plataforma de delivery de origen luso que le permite controlar sus pedidos on-line “y entregar sus platos bajo sus propias condiciones”, explican. Ofrece a los restaurantes crear sin esfuerzo su tienda on-line independiente, donde vender sus platos a domicilio y para llevar; gestionar todos sus pedidos digitales en un solo dispositivo, e incluso decidir dónde se entregan sus comidas en la ciudad.

¿Más soluciones? ReadyMe es un sistema de pedidos on-line que permite centralizar la carta, los pedidos take-away y de delivery, así como los que se hacen para consumir en el propio local, a través de una app móvil, reduciendo los tiempos de espera y aumentando el valor del ticket. Propone el autopedido, que lleva un paso más allá al comensal. “Si ya se ha acostumbrado a escanear con su smartphone un código QR para ver una carta, ¿por qué no ofrecerle también la posibilidad de hacer su pedido directamente desde la mesa?”, explica Salvador Alcaraz, cofundador de la herramienta.

Banzzu es un software que permite a los restaurantes disponer de una web y app personalizadas con numerosas soluciones para fidelizar a sus clientes, como un sistema de delivery propio para evitar pagar comisiones a terceros. Y Quicktendr es la plataforma que gestiona y unifica todos los canales de venta de los establecimientos de restauración: pedidos en mesa, take away y delivery. Agiliza la toma de pedidos y el pago, reduce tiempos de espera, elimina errores, permite mayor eficiencia y, en definitiva, incrementa la facturación de los establecimientos hosteleros.

La revolución de los pagos

Uno de los retos actuales de la hostelería reside en garantizar unas transacciones más rápidas y seguras, que mejoren la experiencia de sus clientes en el momento del pago y que les permita a los profesionales optimizar costes, gestiones y tiempo.

A ello responden soluciones como Sunday, un nuevo servicio de pago que permite a los clientes pagar su cuenta en menos de 30 segundos utilizando un código QR. “Creemos el poder pagar tu cuenta en 30 segundos, dejar comentarios y dar más propina es una mejor experiencia gastronómica. Para el cliente es genial, y para el restaurador es estupendo y rentable”, explica Christine de Wendel, cofundadora de Sunday. Por su parte los restaurantes están encantados: los clientes no esperan la cuenta; mejora la rotación de las mesas y dan una imagen moderna. El funcionamiento de la app es, además, fácil, rápido y muy intuitivo:

Muy interesantes son los nuevos sistemas de pago integrados, como los que propone UniversalPay. Permiten a los establecimientos que el importe a pagar se envíe de forma automática desde el software de caja al terminal de pago. ¿El resultado? Menos errores por imputación manual y cuadre de caja garantizado. Esta empresa ha desarrollado el Cobro en Mesa Integrado (CMI), que “libera” al software de venta en el proceso de pago, pudiendo efectuarse pagos fraccionado, cobrar a varios comensales al mismo tiempo y aceptar diferentes métodos de pago.

Atención también a pasarelas de pago como Paytef, que permite la interconexión de un sencillo interface con la aplicación de gestión del TPV. En el propio TPV se configura una opción dentro de la aplicación para efectuar los cobros con tarjeta, sin necesidad de usar otros dispositivos. Y un plus: Paytef es compatible con cualquier software de gestión del mercado.

Las cocinas también se digitalizan

La tecnología digital llega a todos los aspectos del negocio hostelero, incluso a las cocinas. Tras ser adquirida por Mapal OS hace unos meses, la solución de gestión de cocinas Easilys es ahora el módulo Easilys F&B F&B by Mapal, que se dedica a la gestión integral de cocinas, tanto colectivas como de restauración comercial, de manera que toda la producción está centralizada. La herramienta, completísima, integra las compras y el inventario de stocks, la creación menús, el análisis de márgenes y costos de alimentos, el control de alérgenos, la reducción de residuos y desperdicios… Además, también se ocupa de la relación con proveedores y la “mise en place” de determinados productos.

Label Food ha desarrollad una solución de identificación y etiquetado de última generación para la hostelería Ello requería tablets e impresoras rápidos y fiables, que pudieran trabajar en las duras condiciones de las cocinas. ¿La elegida? La solución de impresión de etiquetas independiente dos en uno XQ-840 de Bixolon, que incluye una tablet Android de 8 pulgadas incorporada en una impresora de etiquetas de sobremesa de impresión térmica directa de 118 mm (4 pulgadas). Y el resultado es SmartFood Lite, una solución de software intuitiva, dinámica y capaz de automatizar las actividades de etiquetado para caducidad secundaria y alimentos preparados, y de facilitar información. En resumen, digitaliza la cocina, brindando acceso a los sistemas internos para garantizar la seguridad alimentaria y mejorar la eficiencia operativa.

Muy interesante es también No Problem Cooking, de la valenciana Orca Business: un software – ERP especializado en la gestión, cálculo y control de todo el proceso de elaboración alimentaria, dirigido específicamente a empresas de restauración colectiva , catering y hostelería. Gestiona la elaboración de platos, recetas y menús saludables, con un control exhaustivo de alérgenos, micro y macronutrientes, además de la calendarización de menús; la previsión de pedidos a proveedores; el proceso de elaboración y preparado de platos y menús para su envío, y la facturación, tanto de venta como de compras. Un control integral de procesos que se traduce en un importante ahorro de costes.

¿Y algo nuevo para la gestión de proveedores? Katoo pretende simplificar y facilitar la relación entre restaurantes y proveedores. A través de una aplicación de pedidos simple, esta solución permite a los chefs y gerentes de restaurantes realizar sus pedidos de manera rápida, fácil e inmediata por correo electrónico o WhatsApp. Así se agilizan la relación entre ambos, reduciendo los errores y aumentando la eficiencia.

Gestión de personal, la asignatura pendiente

En un momento tan complejo como el actual, el captar y retener personal es el gran reto de muchos establecimientos hosteleros. A ello contribuyen soluciones como el módulo Flow Learning de Mapal, que está pensado para mejorar la formación y desarrollo profesional de los equipos en la hostelería. Ofrece diferentes herramientas para animar a los empleados a mejorar sus habilidades, y pone a su disposición hasta más de 50 módulos de formación, una herramienta de creación de contenido, seguimiento del desarrollo de habilidades y cursos de aprendizaje.

¿Y el bienestar financiero? Ojo al salario bajo demanda, que empieza a extenderse en restauración. La app de Payflow, que permite a los empleados cobrar cuando quieran la fracción de su salario que ya han trabajado al instante y mediante una aplicación móvil, ayuda a reducir la rotación del personal en restaurantes y bares en un 20%, algo clave cuando la escasez de personal es uno de los grandes problemas del sector. Es fácil de usar y muy cómoda, sobre todo para los empleados más jóvenes, al garantizar el ingreso en cuenta inmediato.

Para el establecimiento también es clave situar al empleado correcto en el momento adecuado, según la demanda. Este es el valor diferencial de Orquest un software de planificación y gestión del personal que ha ganado el Premio EmprendedorXXI de Caixabank, y que permite a restaurantes y hoteles tener siempre la cobertura de personal necesaria. Además, los empleados podrán disponer del horario de trabajo que mejor encaje con sus necesidades y con la suficiente antelación para conciliar más fácilmente la vida laboral con la familiar. Su nueva funcionalidad Sections, perfecta para restaurantes y establecimientos de comida rápida, permite generar planificaciones de tareas y horarios aún más eficientes y con hasta un 90% menos tiempo de planificación. La cosa es que se beneficien empresa y empleados: no suena mal, ¿¡verdad?

Marta Renovales, redactora jefe de (Profesionalhoreca.com)

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